Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Wallfahrtsstadt Werl

1. Zugangseröffnung

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Wallfahrtsstadt Werl für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW ist über zwei Wege eröffnet.

 

2. Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Die Wallfahrtsstadt Werl bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

  • E-Mail
  • De-Mail

Bitte beachten Sie Folgendes: Sieht ein Gesetz für ein Dokument (z. B. Antrag, Widerspruch) eine eigenhändige Unterschrift (Schriftform) vor, so ist die eigenhändige Unterschrift Grundvoraussetzung für die Rechtsverbindlichkeit. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Wallfahrtsstadt Werl eingehenden elektronischen Dokumente entwickeln dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

 

2.1 E-Mail

2.1.1 Formfreie und nicht vertrauliche Kommunikation per E-Mail

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken. Die zentrale E-Mail-Adresse lautet:

                                  post@werl.de

Einfache E-Mails können Sie aber auch direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie im Verzeichnis der Ansprechpartner.

Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet und für jeden Hacker lesbar und können ggf. auch gefälscht oder verändert werden.

 

2.1.2 Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie Ihre Nachrichten verschlüsseln und an folgende E-Mailadresse senden:

                                  e-poststelle@werl.de

Für die Übersendung von E-Mails wird das Verschlüsselungsverfahren PGP seitens der Wallfahrtsstadt Werl unterstützt.

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Diesen finden Sie hier.

Beachten Sie, dass das die Wallfahrtsstadt Werl noch nicht mit verschlüsselten E-Mails antworten kann. Damit wir auf Ihre Nachricht unter Wahrung der Schriftform antworten können, geben Sie bitte in Ihrer Nachricht Ihre Postanschrift an.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie über die damit verbundenen Konsequenzen soweit möglich informiert.

 

2.1.3 Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform (eigenhändige Unterschrift) kann bei Nutzung von E-Mail durch die Übermittlung elektronischer Dokumente als Anhang einer E-Mail ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen.

Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie unter https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Service-Funktionen/ElektronischeVertrauensdienste/FAQ/faq-node.html.

E-Mails mit Dokumenten, welche mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind können ausschließlich an folgende E-Mailadresse gesendet werden:

                                  e-poststelle@werl.de

 Bitte achten Sie auf die Gültigkeit Ihre Signatur!

 

2.1.4 Größenbeschränkung für E-Mails

Die Größe der annehmbaren E-Mails wird beschränkt auf fünf Megabyte.

Dateien in zulässigen Dateiformaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Wallfahrtsstadt Werl nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.

 

2.2 De-Mail

Die Wallfahrtsstadt Werl ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich.[1] Die zentrale Eingangsadresse ist:

                                  post@werl.de-mail.de

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.

 

2.3 Zulässige Dateiformate für Dateianhänge

Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht für jedes Dateiformat die erforderlichen Programme vorhalten können.

Die Stadtverwaltung Werl nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an. E-Mail-Anhänge können in folgenden Dateiformaten verarbeitet werden:

  • Textdateien im Format ANSI (*.txt)
  • Rich Text Format (*.rtf)
  • Word für Windows bis Version 2000 (*.doc)
  • Portable Data File (*.pdf)
  • Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
  • Graphics Interchange Format (*.gif)
  • Tag Image File Format (*.tif)
  • Bitmap Pictures (*.bmp)

Weitere Dateiformate können im Einzelfall nur nach vorheriger Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner zugelassen werden.

In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.

 

2.4 Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit oder Verarbeitbarkeit der elektronischen Zusendung

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig ist oder verarbeitet werden kann, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung.

 

 

 

 


[1] Weitere Informationen zu De-Mail finden Sie hier: http://www.cio.bund.de/Web/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/Haeufig-gestellte-Fragen/haeufig_gestellte_fragen_node.html